Sähköpostista on jo pitkään tullut yksi tärkeimmistä viestintätyypeistä, koska sillä on paljon etuja paperikirjeisiin verrattuna. Kuitenkin, kuten monilla muilla teknologisilla innovaatioilla, tämän tyyppisellä viestinnällä on omat säännöt. Huolimatta siitä, että viestinnästä Internet-sähköpostin kautta on tullut olennainen osa monia elämänalueita, useimmat käyttäjät eivät pysty vastaamaan kysymykseen, mitkä ovat sähköpostin osia.
Sähköpostin rakenne käyttäjän näkökulmasta
Sähköpostiviestit ovat samanlaisia ja hyvin erilaisia kuin vanhemmalle sukupolvelle tutut paperikirjeet. Mutta sähköpostipalvelusta riippumatta sähköpostin rakenne on aina sama. Listataan sähköpostin osat kuvailemalla niitä lyhyesti:
- Kenttä "To". Tämä kenttä sisältää vastaanottajan osoitteen. Jos vastaanottajia on useita, erota ne puolipisteellä.
- Aihe-kenttä. Monissa postipalveluissa sitä pidetään pakollisena. Ja käyttäjien on helpompi löytää kirjain, jos aihe on merkitty siihen oikein.
- Kirjeen runko. Sähköpostin runko sisältää päätekstin.
Piilotetut sähköpostikomponentit
Olemme tarkastelleet kirjeen näkyvää rakennetta. Mutta paljaalla silmällä näkyvien elementtien lisäksi seuraavat kentät voidaan liittää sähköpostin komponentteihin:
- keneltä (tämä kenttä täytetään automaattisesti);
- kopio (pääosoittajan lisäksi kirjeestä lähetetään kopio jollekin muulle);
- sokkokopio (käytetään, jos kirjeestä on lähetettävä kopio ilman päävastaanottajalle ilmoittamista);
- liitteet.
Sähköpostikomponentit teknisestä näkökulmasta
Teknisestä näkökulmasta kaikki sähköpostit sisältävät myös seuraavat osat:
- Ylätunnisteet tai, kuten niitä myös kutsutaan, SMTP-protokollan kirjekuoret. Nämä otsikot voivat sisältyä tai olla sisällyttämättä sähköpostin tekstiosaan. Eli tilanne on mahdollinen, kun sähköpostipalvelimella on enemmän tietoa kuin viestin rungossa on ilmoitettu. Otsikko sisältää lähettäjän, vastaanottajien ja lähettävän isännän osoitteet.
- Itse viesti, joka on SMTP-protokollien kielellänimeltä Data. Se puolestaan on jaettu seuraavasti:
- kirjeen otsikko - analogisesti paperipostin kanssa, se sisältää tiedot postipalvelimista, joiden läpi kirje on mennyt, ja joitain muita tietoja;
- kirjeen runko - itse kirjeen teksti.
Sähköpostirakenne yrityskirjeenvaihtoon
Jos tähän asti olemme puhuneet sähköpostin rakenteesta teknisestä näkökulmasta, katsotaanpa nyt hyvin kirjoitetun sähköpostin elementtejä liikekirjeenvaihtoa varten, sillä jokainen itseään kunnioittava yritys yrittää noudattaa yleisesti hyväksyttyjen viestintästandardien mukaisesti.
Vaikka sähköisillä viesteillä on suuri määrä erilaisia luokituksia, ne on jaettu kahteen ryhmään suunnittelurakenteen mukaan. Ensimmäinen ryhmä ovat viestintäkirjeet, joita käytetään työn aikana. Toinen on sopimuskirjeet: viestit, jotka tekevät yhteenvedon kokouksesta, osoittavat töiden valmistumisen määräajat ja muut tärkeät seikat selventämään kumm altakin osapuolelta vaadittavia toimia.
Luetteloidaan kunkin sähköpostityypin komponentit erikseen.
Kirjeviestintä
Sen rakenteen tulee sisältää:
- Sähköpostin aihe. Tässä kentässä on parasta ilmoittaa tarkalleen, mitä odotat isännältä, kuten sopia tapaamisajasta, luettelo harkittavista asioista ja niin edelleen.
- Tervehdys. Vaikka kirje olisi tarkoitus lähettää usealle henkilölle,liikeviestinnän etiikka edellyttää vastaanottajien pakollista tervehdystä.
- Viestin sisältö. Sähköpostin varsinainen teksti, joka kuvaa pyyntöä mahdollisimman tarkasti.
- Yrityksen allekirjoitus. Asia, jonka monet unohtavat. Oikein laadittu allekirjoituspohja sisältää kirjoittajan koko nimen ja aseman, yhteystiedot (puhelinnumero, linkit yrityksen verkkosivuille, sähköposti jne.). Allekirjoitus voi vaihdella organisaation hyväksymien sääntöjen ja määräysten mukaan.
- Kentät "To" ja "Cc". Ne on lueteltu viimeiseksi syystä - täyttämällä ne viimeisenä, suljet pois mahdollisuuden lähettää keskeneräinen tai vahvistamaton viesti.
Sopimuskirje
Kuten edellä mainittiin, tämäntyyppistä sähköistä viestiä käytetään kokouksen tulosten yhteenvetoon, kummankin osapuolen toimintasuunnitelman ilmoittamiseen ja määräaikojen vahvistamiseen. Tällaiset kirjeet ovat eräänlainen kokousten "protokolla", ja niiden avulla voit jäsentää tietoja kätevästi. Tämän tyyppinen kirje on rakennettu suunnitelman mukaan:
- Tervehdys. Jos kirjeessä yhteenvetona kokouksen osallistujamäärä oli pieni, voit listata kaikki nimen mukaan tai käyttää yleistettyä tervehdystyyppiä.
- Toista kokouksen tarkoitus, jonka tulokset on tiivistetty kirjeessä.
- Luettelo asioista, joista keskusteltiin kokouksen aikana. Jokaisen numeron kohdalla ilmoitetaan sopimukset, päätökset ja täytäntöönpanon määräajat.
- Luettelo ongelmista, jotka eivät vaadi kiireellistä ratkaisua, mutta joita ei pidä jättää huomiotta.
- Kokouksen osallistujien mielipiteen selventäminen - otetaanko kaikki huomioon?
- Allekirjoitusmallipohja.
