Outlook-asiakasohjelma ja -sähköposti on yksi monista Microsoftin luomista ohjelmista ja palveluista. Ne tarjoavat käyttäjille mahdollisuuden lähettää, vastaanottaa sähköposteja ja järjestää työpäivänsä sisäänrakennetun organisaattorin avulla. Jotta saat parhaan hyödyn kaikista ohjelman upotetuista toiminnoista, se on määritettävä.
Postilaatikon lisääminen Outlook 2007:ään
Tämä on sähköpostiohjelman tärkein asetus, koska se on hyödytön ilman sähköpostia. Jotta voit määrittää Outlookin haluamallasi tavalla, sinun on noudatettava seuraavaa algoritmia:
- Valitse valikkoriviltä "Palvelu".
- Napsauta avattavasta valikosta "Tiliasetukset"-alikohtaa.
- Napsauta "Sähköposti"-välilehdellä "Luo…" -painiketta.
- Syötä "Lisää tili" -ikkunassa Hotmailiin rekisteröidyn postilaatikon käyttäjätunnus ja salasana.
- Määritä pääsy muihin sähköpostipalvelimiinvalitse "Määritä manuaalisesti…" -rivin vieressä oleva valintaruutu ja napsauta "Seuraava".
- Valitse "Internet-sähköposti".
- Täytä kaikki rivit, valitse protokolla saapuville viesteille.
- Napsauta "Lisää asetuksia" -painiketta.
- Valitse kolmannella välilehdellä valintaruutu kohdan "SMTP-palvelin vaatii …" vieressä.
- Kirjoita viimeiseen välilehteen porttien numerot ja käytetyn SSL- tai TSL-salauksen tyyppi.
- Napsauta "Tarkista tili" -painiketta tarkistaaksesi, ovatko asetukset oikein.
- Suorita asennus loppuun napsauttamalla "Seuraava" ja "Valmis".
Allekirjoitusten luominen viesteille
Tämän vaihtoehdon avulla voit lisätä jokaiseen lähetettyyn kirjeeseen minkä tahansa vakiotekstin: toiveet, yhteystiedot tai yrityksen nimen. Microsoft Outlook 2007:n avulla voit luoda useita tällaisia merkintöjä ja yhdistää ne tiettyihin postilaatikoihin. On kaksi tapaa kutsua ikkuna uuden allekirjoituksen luomiseksi. Ensimmäinen on seuraava:
- Napsauta työkalupalkin "Luo"-painiketta.
- Siirry avautuvassa ikkunassa "Lisää"-välilehdelle.
- Paina "Allekirjoitus"-painiketta ja valitse "Allekirjoitukset"-alikohta.
Jos haluat luoda allekirjoituksen toisella tavalla, tarvitset:
- Siirry "Palvelu"-valikkoon, valitse "Asetukset"-alikohta.
- Siirry avautuvassa ikkunassa "Viesti"-välilehdelle ja napsauta "Allekirjoitukset"-painiketta.
Uuden allekirjoituksen luominen tapahtuu seuraavan algoritmin mukaan:
- Klikkaa hiiren vasenta painiketta "Luo"-painikkeen kohdalla. Kirjoita tulevan tekstin nimi uuteen ikkunaan.
- Syötä pääikkunan alaosassa tarvittava teksti ja muotoile se käyttämällä samannimistä paneelia tekstikentän yläpuolella. Voit myös lisätä minkä tahansa kuvan, käyntikortin tai linkin html-dokumenttiin.
Outlook 2007:n asettaminen lisäämään allekirjoitus automaattisesti viestiin
Voit aktivoida tämän ominaisuuden:
- Valitse haluamasi lisäyksen nimi vasemmalla olevasta luettelosta.
- Valitse oikeasta luettelosta, mikä tili sitä käyttää ja missä tapauksissa se lisätään (uudet viestit tai vastaus lähetettyyn kirjeeseen).
Tämä päättää automaattisen allekirjoituksen lisäyksen määrittämisen Outlookissa.
Automaattinen vastaaminen viesteihin
Tämän ominaisuuden avulla voit vastata tietyiltä tai miltä tahansa lähettäjiltä tuleviin sähköposteihin valmiilla merkinnöillä. Sen luomiseen tarvitset:
- Valitse "Tiedosto"-valikosta "Luo" ja "Viesti" tai käytä "pikanäppäintä" Ctrl + N.
- Kirjoita kaikki tarvittava teksti avautuvaan ikkunaan.
- Tallenna nimellä.oft (Outlook-malli) käyttämällä Tallenna nimellä… -komentoa.
Automaattisen vastauksen määrittämisen algoritmi Outlook 2007:ssä on seuraavatapa:
- Valitse päävalikoista "Palvelu" > "Säännöt ja hälytykset".
- Napsauta uudessa ikkunassa LMB:tä "Uusi…"-painikkeessa.
- Valitse ensimmäisessä "Sääntövelho"-valintaikkunassa "Tarkista viestit vastaanotettaessa" -rivi ja napsauta "Seuraava".
- Valitse "Ohjatun toiminnon" toisessa valintaikkunassa "Osoitettu vain minulle" -ruutu ja napsauta uudelleen "Seuraava".
- Valitse kolmannessa ikkunassa "Vastaa käyttämällä määritettyä mallia" -ruutu. Napsauta "Vaihe 2" -lohkossa sinisellä korostettuja sanoja ja valitse valmiiksi luotu tiedosto, jonka tunniste on.oft.
- Määritä neljännessä ikkunassa poikkeukset automaattiselle vastaukselle.
- Kirjoita viimeiseen ikkunaan säännön nimi ja laita valintamerkki "Ota sääntö käyttöön" -kohdan viereen aloittaaksesi sen työskentelyn.
Jos haluat muuttaa tai poistaa luotua sääntöä, sinun on napsautettava samannimiä painikkeita "Säännöt ja ilmoitukset" -ikkunassa. Tämä on tapa määrittää automaattinen vastaus Outlook 2007:ssä.
Ajanmuutos
Sähköpostin työskentelymahdollisuuksien lisäksi Outlook sisältää järjestäjän, jossa on kalenteri. Joskus järjestäjä näyttää kellonajan Yhdysvalloissa hyväksytyssä 12 tunnin muodossa. Outlookissa ei ole integroitua tapaa asettaa kellonaikaa tavalliseen 24 tunnin muotoon, koska ohjelma riippuu Windows-käyttöjärjestelmän asetuksista. Muuttaaksesi niitä tarvitset:
- Siirry "Ohjauspaneeliin" ja valitse "Alueellinen ja kieliasetukset" tai "Kieli" Windows 8:ssa.
- WindowsilleXP: "Asetukset" > "Aika"-välilehti> valitse ajan muoto tt:mm:ss tt tai HH:mm:ss vastaavasti 12 ja 24 tunnin ajalle.
- Windows 7: ensimmäinen välilehti > "Lisää vaihtoehtoja" -painike > "Aika". Syötä tai valitse arvot ensimmäisestä vaiheesta vastaaville riveille.
- Windows 8: "Kieli"> "Muuta päivämäärän muotoa jne." > "Lisäparametrit"> "Aika".
- Paina "OK" tallentaaksesi asetukset.
Tämä päättää ajan asettamisen.
Hälytykset
Sähköpostiohjelma, joka ei ilmoita käyttäjälleen uusista viesteistä, on hyödytön joukko kauniita ikkunoita. Hälytysten määrittäminen Outlookissa on helppoa tarpeen mukaan. Tätä varten tarvitset:
- Avaa "Asetukset"-ikkuna ja napsauta "Mail Options" -painiketta ensimmäisessä välilehdessä.
- Valitse valintaikkunassa "Lisää vaihtoehtoja".
- Valitse uudessa ikkunassa "Kun Saapuneet-kansioon saapuu uusi viesti" -lohkossa haluamasi ilmoitusmuodot.
- Jos haluat muuttaa "Työpöydän" ponnahdusikkunan ilmoituksen parametreja, napsauta painiketta "Ilmoitusasetukset työpöydällä…". Voit muuttaa sen läpinäkyvyyttä ja näyttöaikaa.
Outlookissa on yhtä monta tapaa määrittää eri ominaisuuksia kuin itseään. Mutta tämä menettely on riittävän yksinkertainen tavalliselle käyttäjälle.
