Digitaalisen teknologian maailmassa ihmiset ovat jo pitkään oppineet nykyaikaiset viestintämenetelmät verkossa. Joten yksi yleisimmistä tavoista siirtää tietoa on sähköposti, jonka avulla voit kommunikoida, oppia ja kehittyä. Nykyään Internet tarjoaa laajan valikoiman tällaisia ohjelmia, mutta suosituin ja kätevin on Microsoft Outlook. Huolimatta monista myönteisistä puolista, tässä sähköpostiohjelmassa on useita vivahteita, jotka edellyttävät erityistä ratkaisua. Esimerkiksi monet aloittelevat käyttäjät kohtaavat ongelman automaattisen vastauksen määrittämisessä Outlookissa.
Automaattinen vastaustoiminto
Nykyään Outlook on suosituin sähköpostiohjelma, joka on suosittu Internetin käyttäjien keskuudessa yksinkertaisuutensa ja toimivuutensa ansiosta. Tämän ohjelman ansiosta voit vapaasti kommunikoida ja vastaanottaa sähköpostiviestejä. Monien myönteisten ominaisuuksien joukossa tulisi korostaa automaattisen vastauksen mahdollisuutta. Jos matkustat pitkiä matkoja tai pitkiä matkojaaika, jonka Microsoft Outlook antaa sinun käyttää automaattista vastausominaisuutta.
Jos ei ole Internet-yhteyttä tai mahdollisuutta käyttää postilaatikkoa, automaattinen vastaus lähettää lähettäjälle käyttäjän yhteystiedot ja viestin, joka on enn alta tallennettu erityiseen malliin.
Automaattisen vastauksen asetukset ja käyttö
Useimmat ihmiset, eivät vain aloittelijat, vaan myös kokeneet Internetin käyttäjät, kohtaavat ongelmia automaattisen vastauksen määrittämisessä Outlookissa. Automaattisen vastauksen luominen sähköpostiohjelmassa ei ole vaikeaa ja aikaa vievää, jos kaikki tehdään oikein ja ohjeiden mukaan.
Joten, jos haluat määrittää automaattisen vastauksen Outlookissa, sinun on toimittava seuraavasti:
- Avaa Outlook.
- Etsi ja napsauta "Kirjoita viesti" -painiketta.
- Kirjoita viestin teksti automaattista vastausta varten. On tärkeää muistaa, että tämä on teksti, joka lähetetään lähettäjälle.
- Etsi ja napsauta "Tiedosto"-painiketta.
- Etsi "Tiedosto"-asetuksista "Tallenna nimellä" ja napsauta sitä. Sinun on valittava "Outlook-malli"-muoto ja tallennettava viesti.
Mallin luominen on vasta ensimmäinen askel, joka auttaa sinua ymmärtämään, kuinka voit määrittää automaattisen vastauksen Outlookissa ja helpottaa sähköpostiohjelman käyttöä.
Automaattisen vastauksen määrittämisen perusvaiheet
Automaattisen vastauksen määrittäminen sisältää seuraavat perusvaiheet:
- Sinun on löydettävä "Säännöt"-välilehti ohjelman yläpaneelista.
- Valitse sitten "Ohjaussäännöt ja hälytykset", jossa sinun on valittava "Uusi" vaihtoehto.
- Valitse avautuvassa ikkunassa "Käytä sääntöjä vastaanottamiini viesteihin".
- Valinnan jälkeen napsauta "Seuraava"-painiketta.
- Näyttöön tulee "Ohjattu sääntö"-ikkuna, jossa sinun ei tarvitse valita mitään. Sitten sinun tarvitsee vain napsauttaa "Seuraava"-painiketta ja vastata sitten "Kyllä".
- Seuraavassa näkyviin tulevassa ikkunassa sinun on valittava "Merkitse määritetyn mallin avulla" -vaihtoehto. Napsauta alla olevassa ikkunassa "Määritetty malli".
- Seuraavaksi näkyviin tulee "Kansiot"-ikkuna, jossa sinun tulee valita "Tiedostojärjestelmän mallipohjat".
- Kun "Auto Reply" -ikkuna tulee näkyviin, sinun on napsautettava sitä ja avattava se.
- Valitse avautuvassa "Sääntövelhossa" "Seuraava".
- Viimeisessä ikkunassa, ennen kuin määrität automaattisen vastauksen Outlookissa, sinun on napsautettava Valmis-painiketta.
Joten, automaattisen vastauksen asetus on suoritettu onnistuneesti. Nyt malliin upotetut viestit lähetetään mihin tahansa osoitteeseen. Tärkeää tietää: jotta automaattinen vastaus toimisi vakaasti ja tehokkaasti, sinun tulee tarjota tietokoneellesi keskeytymätön Internet.
Lopuksi
Siksi, riippuen luodusta mallista ja tehdyistä toimista, Outlookissa käytetään automaattista vastausta kaikille saapuville sähköposteille. Mutta sinun tulee ottaa huomioon, että ohjattu sääntötoiminto mahdollistaa automaattisen vastauksen lähettämisen vastaanottajalle vain kerran.
Istunto alkaa sähköpostiohjelman ensimmäisen käynnistämisen jälkeen ja päättyy, kun lopetat sen. Ohjelman aikanatoimii, toistuvaa vastausta vastaanottajalle, joka onnistui lähettämään tietyn määrän viestejä, ei tule. Koko istunnon ajan ohjelma luo tietyn luettelon käyttäjistä, joille lähetettiin automaattinen vastaus. Tällaisten toimien avulla voit välttää viestin uudelleen lähettämisen. Jos käynnistät ohjelman uudelleen, luettelo kuitenkin poistetaan. Näin ollen, kun otetaan huomioon mallien määrittämisen ja luomisen perusvaiheet, kaikkien epäilysten automaattisen vastauksen määrittämisestä Outlookissa pitäisi hävitä.
