Useimmat nykyaikaiset yritykset pitävät yhteyttä asiakkaisiin Internetin avulla: sähköpostin, sosiaalisten verkostojen ja pikaviestien kautta. Tämä helpottaa suuresti yhteydenottoa yleisöön, mutta aiheuttaa myös ongelmia turvallisuuden ja luottamuksen suhteen. Huijarit voivat käyttää organisaation nimeä käyttäjien huijaamiseen. Siksi yritystilien tulee näyttää ainutlaatuiselta ja vahvistaa virallisuutta. Tätä varten käytetään yrityksen sähköpostiosoitteita, joissa on yrityksen verkkotunnus. Niiden avulla voidaan paitsi vahvistaa, että tämä viestintäkanava johtaa suoraan organisaatioon, myös korostaa sen vakavuutta ja edustavuutta.
Yritysposti: määrittely ja luominen
Jos mietit yrityssähköpostin luomista, on hyödyllistä ensin ymmärtää, mikä se on ja kuinka voit ratkaista ongelman.
Yritysposti on sellainen sähköpostiosoitejärjestelmä, jota hallinnoi yrityksen hallinto,on erillinen verkkotunnus @-merkin jälkeisessä osoitteessa ja sillä on tiettyjä resursseja liiketoiminnalle: jaettu kalenteri, pilvitallennus, automaattinen postitus. Tällainen sähköposti tarjoaa muita vaihtoehtoja, kuten työntekijöiden tilien hallinnan, niiden luomisen ja lyhyiden ja yksinkertaisten postilaatikkoosoitteiden käyttämisen.
Monet isännöitsijät tarjoavat omia yrityspostipalveluja asiakkailleen. Voit myös luoda sähköpostipalvelimen ostamalla erikoislaitteiston tai isännöimällä sitä pilvipalvelimella. Mutta ehkä helpoin ja edullisin tapa on käyttää Googlen tai Yandexin suurten sähköpostipalvelujen palveluita.
Verkkotunnuksen rekisteröinti
Ensimmäinen mietittävä asia kysymyksen "miten luodaan yrityssähköposti omalla verkkotunnuksella" jälkeen on luoda oma verkkotunnus. Voit tehdä tämän erityisten rekisteröijien tai isännöitsijöiden kanssa, jotka vuokraavat verkkotunnuksia. Tätä varten sinun on valittava, millä vyöhykkeellä verkkotunnuksesi on. Nyt niitä on v altava määrä: kansallisista (.ru,.ua,.de) ja alueellisista (.su,.eu) ammatteihin ja harrastuksiin liittyviin (.online,.run,.website,.club,.peli,. työpaikat). Erilaisia vyöhykkeitä on yli 1000, ja vuokrahinta voi vaihdella 100:sta satoihin tuhansiin rupliin riippuen alueen yksinoikeudesta ja harvinaisuudesta.
Lisäksi, jos haluttu verkkotunnus on jo varattu, voit yrittää ostaa sen, mutta silloin emissiohinta on vähintään useita kymmeniä tuhansia ruplaa. Mutta se kannattaa, jos aiot myös luoda tai siirtää sivuston tämän alledomain.
Kun olet onnistunut luomaan yrityksen sähköpostitoimialueen, voit miettiä sähköpostipalvelimen toimintaa.
Sähköpostipalvelinmoottori verkkotunnuksesi kanssa
Jotta voit aloittaa sähköpostin luomisen, sinun on ymmärrettävä ainakin sähköpostipalvelimen perusasiat.
Sähköpostien lähettämiseen ja vastaanottamiseen tarvitaan sähköpostipalvelin. Se käyttää tiettyjä toimialueen asetuksia yhteyden muodostamiseen vastaanottajan palvelimeen. Näitä asetuksia kutsutaan MX-tietueiksi ja ne antavat ohjelmalle tietoa, mitkä palvelimet hyväksyvät saapuvan postin tietylle toimialueelle. Viestien vastaanottamista varten palvelin ottaa yhteyttä myös lähettäjän toimialueeseen ja jäsentää tietoja SPF-tietueista, jotka osoittavat, mikä palvelin voi käyttää toimialuetta viestien lähettämiseen. Verkkotunnus vahvistetaan myös DKIM-avaimella, joka vahvistaa lähteen turvallisuuden.
Joten verkkotunnuksellasi on oltava oikeat MX- ja SPF-arvot DNS:ssä, jotta se toimisi sähköpostipalvelimen kanssa. Postipalvelimia on suuri määrä, mutta saavutettavimmat, luotettavimmat ja turvallisimmat ovat samalla suosituimpia - nämä ovat Google- ja Yandex-palvelut. Niiden etuja ovat verkkotunnuksen sähköpostipalvelimen ilmainen isännöinti (pysyvästi Yandexille ja 2 viikkoa Googlelle), ammattimainen ja oikea-aikainen tuki, jatkuva tuki sähköpostin kanssa työskentelyssä.
Kuinka luodaan yrityssähköposti Googlessa?
Aloita yrityksen sähköpostin käyttöGooglelta on mahdollista rekisteröitymisen jälkeen erikoispalveluun yrityksille - G Suiteen. Voit tehdä tämän siirtymällä palvelusivulle ja määrittämällä seuraavat tiedot:
- Yrityksen nimi.
- Työntekijöiden määrä.
- Domain-nimi (jos ei ole saatavilla, voit rekisteröityä suoraan palvelusivulta).
- Puhelinnumero.
- Postiosoite, jonka tarkistat säännöllisesti.
Rekisteröinnin jälkeen käyttäjällä on mahdollisuus muokata yrityksen postia tarkemmin.
Mutta ensin sinun on vahvistettava verkkotunnuksen omistajuus. On kätevää, että Google määrittää rekisteröijän ja antaa suosituksia DNS:n määrittämisestä hänen kanssaan vahvistusta varten. Tämä voidaan tehdä neljällä tavalla:
- TXT-tietueen kautta.
- CNAME:n kautta.
- MX-tietueen kautta.
- Sivuston HTML-koodin kautta (jos sellainen on).
Ensimmäinen tapa sisältää TXT-ohjaustietueen lisäämisen verkkotunnuksen DNS-asetuksiin, jonka tarjoaa G Suite. Toinen ja kolmas menetelmä eroavat ensimmäisestä vain tietuetyypin os alta. Ja neljäs voidaan tehdä vain, jos sinulla on verkkosivusto: sinun on luotava sivu tietyllä nimellä (palvelun asettama) ja lisättävä siihen määritetty vahvistuskoodi.
Vahvistuksen jälkeen yrityksen sähköpostiasetukset tulevat saataville.
Google-sähköpostin asetukset ja ominaisuudet
Google tarjoaa monia erilaisia lisäasetuksia ja mukautettuja ominaisuuksia, jotka kaikki ovat maksullisia. Huomaa:
- Ensinnäkin vartenTurvallisuuden parantamiseksi voit ottaa käyttöön ominaisuuksia, kuten kertakirjautumisen. Tämän avulla voit v altuuttaa sähköpostitilien työntekijät kirjautumaan sisään erityisesti näille henkilöille. Tai esimerkiksi salasanojen hallinta, jonka avulla voit palauttaa kadonneet tai vaihtaa työntekijöiden salasanat. Sekä Google-sovellusliittymän hallinta, jonka avulla kolmannen osapuolen palvelut voidaan poistaa käytöstä postilaatikosta ja asemasta.
- Toiseksi voit lisätä käyttäjiä sähköpostijärjestelmään. Tätä varten sinun on napsautettava "+" -kuvaketta vastaavassa paneelissa ja syötettävä tiedot työntekijästä, ilmoitettava uusi postiosoite järjestelmässäsi ja asetettava alkuperäinen salasana. Näiden tietojen avulla hän voi kirjautua yritystililleen.
- Kolmanneksi, voit tarvittaessa luoda aliaksia sähköpostiosoitteille. Eli toiset osoitteet, joiden kirjeet välitetään alkuperäiseen.
- Neljänneksi, on mahdollisuus järjestää ryhmiä ja joukkopostituksia työntekijöiden kommunikointia varten.
Sähköpostitilin lisäksi kaikki työntekijät saavat vähintään 30 Gt levytilaa, synkronoidun kalenterin, Google+ -tilin ja pääsyn kaikkiin Googlen palveluihin.
Kuinka luodaan yrityspostia Yandexissä?
Teeksesi tämän, sinun on suoritettava melkein samat vaiheet kuin Google-palvelussa. Sinun on rekisteröitävä verkkotunnus Yandex. Mailissa, vahvistettava, että se kuuluu sinulle (html-koodin ja MX-asetusten kautta) ja jatka asetusten määrittämistä.
On pieni ero -"Yandex" tarjoaa käyttäjälle mahdollisuuden delegoida verkkotunnuksensa hakujättiläisen hallintaan manuaalisten DNS-asetusten välttämiseksi. Tämä voidaan tehdä rekisterinpitäjän verkkosivuston kautta noudattamalla Yandexin yksityiskohtaisia ohjeita.
Kun olet tehnyt kaiken tämän, voit alkaa oppia kaikista Yandexin verkkotunnuksen ilmaisen sähköpostin mahdollisuuksista.
Yandex-postin asetukset
Ensimmäinen asia, jonka Yandex tarjoaa, on lisätä DKIM-tietue verkkotunnuksellesi, jotta sähköpostit tarkistetaan tehokkaammin roskapostin var alta.
Tilien luominen työntekijöille on myös helppoa täällä: kirjoita vain nimi, osoite ja alkuperäinen salasana. Nämä tiedot auttavat sinua kirjautumaan tilillesi. Tilinhallinta mahdollistaa henkilötietojen muuttamisen, salasanan ja käyttäjätilan muuttamisen yritysjärjestelmässä.
"Yandex" antaa sinun luoda jopa 1000 postiosoitetta, joiden omistajat voivat käyttää levytilaa ja muita palveluita tavallisena käyttäjänä. Ja järjestelmänvalvoja voi luoda joukkopostituksia ja chatteja, osoitealiaksia ja kertakirjautumisen.
Tulos
Jokaisen pyrkivän yrityksen tulee pyrkiä ottamaan tärkeän askeleen päättäessään luoda yrityspostia matkalla rakentamaan edustavaa ja vankkaa tiimiä, joka on tunnustettu ja jonka kanssa halutaan tehdä liiketoimintaa. Eikä se vaadi suuria investointeja: kahden Internet-alan suurimman yrityksen sähköpostipalveluiden käyttötekniikoita, voit järjestää oman yrityksen sähköpostijärjestelmäsi. Lisäksi, jos ilmaisen "Yandexin" rajoitukset ovat tulleet yritykselle konkreettisiksi, on mahdollisuus kivuttomasti integroida maksulliseen G Suite -palveluun, jossa nämä puutteet poistetaan.
