Useimmat tavalliset käyttäjät käyttävät sähköpostia suoraan sivustolla. Sen tarjoamat toiminnot riittävät sähköpostien luomiseen ja vastaanottamiseen. Mutta entä jos sinun on lähetettävä sama kirje suurelle määrälle ihmisiä, sinun on lähetettävä tietty viesti tiettyyn aikaan, jatkettava kirjeiden lähettämistä ilman henkilön osallistumista, kun hän paistattelee rannalla lomalla? Tällaisissa tapauksissa kaikenlaiset ohjelmat ja palvelut automaattista postitusta varten tulevat apuun. Ne eroavat toiminnallisuudesta, maksullisista / ilmaisista, työn ominaisuuksista ja monista muista tekijöistä, mutta niitä yhdistää se, että he eivät tarvitse ihmisen jatkuvaa läsnäoloa työhönsä. Sähköpostit voidaan lähettää 24 tuntia vuorokaudessa eri säädettävillä aikaväleillä.
Mihin tarvitsemme uutiskirjeitä?
Mielipide siitä, että verkkosivusto on tärkein ja tehokkain markkinoinnin työkalu, on kaukana totuudesta. Suurin osa tuotteen tai palvelun ostajista yhdellä kertaavierailemalla verkkosivulla ei ole vielä valmis tekemään ostopäätöstä. Syyt voivat olla erilaisia, eikä viimeisellä sijalla ole banaalinen unohtaminen. Asiakkaat eivät yksinkertaisesti muista nähneensä jotain, mikä kiinnitti heidän huomionsa. Joitakin potentiaalisia ostajia on muistutettava itsestään toistuvasti, kunnes he lopulta tekevät ostoksen. Ja automaattinen lähetetty sähköposti toimii sellaisena muistutuksena.
Sähköpostiohjelmien ja -palveluiden mahdollisuudet
On olemassa monia ohjelmia ja palveluita automaattiseen kirjeenvaihdon lähettämiseen, sekä maksullisiin että ilmaisiin. Niiden toiminnallisuus ei rajoitu kirjeiden lähettämiseen ilman ihmisen väliintuloa, vaan niiden ominaisuudet ovat paljon laajemmat:
- Ennen massapostitusta kirjeiden tehokkuutta voidaan testata valitulla käyttäjäryhmällä tutkimalla näiden kirjeiden lähettämisen ja jakelun tilastoja, asiakkaiden aktiivisuutta niiden vastaanottamisen jälkeen.
- Palveluiden avulla voit päivittää tilaajaluetteloa säännöllisesti käsittelemällä toimitusvirheitä koskevia palveluviestejä. Siten järjestelmäresursseja ei tuhlata turhaan postittamiseen osoitteisiin, joita ei enää ole.
- Sähköpostien linkkien napsautuksia koskevat tilastotiedot auttavat arvioimaan mainoskampanjan tehokkuutta.
- Sisäänrakennettu tekniikka tilaajien sijainnin määrittämiseksi mahdollistaa kirjeiden valitsemisen lähetettäväksi maantieteellisen sijainnin perusteella.
- Kirjeiden lähetyskanta voidaan täydentää useilla automaattisilla tavoilla, esimerkiksi skannaamallasivustoja verkossa.
Automaattiset vastaukset kirjeisiin on myös määritetty. Tästä on hyötyä esimerkiksi lähtiessä. Kirjoittajalle voidaan ilmoittaa, että kirje on vastaanotettu, mutta vastaus siihen tulee palatessa jonkin ajan kuluttua. Jos sähköpostiosoite on muuttunut, vanhaan osoitteeseen lähetettyjen viestien vastaanottaminen on erittäin helppoa - määritä vain edelleenlähetys. Mutta kuinka ilmoittaa kaikille kirjoittaville, että vanha osoite ei ole enää relevantti, ja seuraavalla kerralla on parempi kirjoittaa suoraan toiseen? Ja automaattinen kirjoittaminen auttaa tässä.
Tällaisissa ohjelmissa on yleensä tyypillisiä kirjemalleja, joita voidaan helposti muokata tarpeidesi mukaan. Kaiken tämän ansiosta automaattinen postitus antaa sinun mainostaa tavaroita ja palveluita ilman, että mainontaan, kirjeenvaihdon käsittelyyn ja analysointiin kuluu mahdollisimman vähän aikaa ja rahaa.
Lähetä mitä?
Suosituimmat kirjeet ovat tervehdys (esimerkiksi resurssille rekisteröitymisen jälkeen) ja kiitollisuus (esimerkiksi täydellisestä tilauksesta tai pitkäaikaisesta yhteistyöstä yrityksen kanssa).
Tervehdys ovat luetuimmat kirjaimet. Ihmiset ovat tottuneet näkemään ne, useimmat heistä avaavat ne etsiessään hyödyllistä tai mielenkiintoista tietoa.
Kiitollisuuskirjeet voivat sisältää tietoa tilauksesta, toimitustavasta, erilaisista kampanjoista ja alennuksista kanta-asiakkaille. Kaikki tämä houkuttelee ihmisiä, ja tällaisia kirjeitä yleensä myös luetaan tai ainakin katsotaan rennosti.
Automaattinen kirjoitus voitarjota tuotteita, jotka liittyvät niihin, jotka henkilö on ostanut tai joista hän oli kiinnostunut. Kirjeiden avulla voit onnitella esimerkiksi hyvää syntymäpäivää tekemällä yksilöllisen edullisen tarjouksen.
Monimutkaisten asiakasongelmien käsittelyyn tarvitaan tietysti jo asiantuntijoita. Mutta yksinkertaisemmat ongelmat automaattisten kirjeiden ansiosta voidaan ratkaista kellon ympäri ja päivittäin, kun käyttäjät tarvitsevat niitä.
Kaikkien ohjelmien ja palvelujen joukossa Microsoftin Outlook-ohjelma tunnetaan hyvin, joten sen esimerkin avulla tarkastellaan postituslistojen luomista, automaattisia vastauksia ja tiettyjen kirjeiden edelleenlähettämistä muihin osoitteisiin.
Uutiskirje
Jos haluat lähettää kirjeen suurelle ryhmälle ihmisiä, sinun ei tarvitse lisätä heitä manuaalisesti postituslistalle joka kerta. Voit tehdä tämän luomalla postituslistan. Valitse ohjelman "pää"-välilehdeltä kohta "luo yhteystietoryhmä", määritä sitten tälle ryhmälle nimi ja lisää siihen jäseniä. Osallistujaluetteloa ja ryhmän nimeä tarvittaessa muokataan tai ne poistetaan kokonaan. Sama yhteyshenkilö voidaan sisällyttää mieliv altaisen suureen määrään käyttäjäryhmiä, joille suoritetaan automaattinen postitus. Tämä säästää paljon aikaa.
Automaattinen kirjoitus: miten tehdä
Joskus on tarpeen lähettää automaattinen kirje tiukasti määriteltynä aikana ja jos lähettäjä ei ole itse tietokoneen ääressä. Sähköpostien automaattinen lähettäminen Outlookissa mahdollistaa sen. Sinun pitäisi kirjoittaa tavallinen kirjeliitä siihen haluamasi tiedostot, määritä vastaanottaja(t) tai postituslista ja siirry sitten "Asetukset"-valikkoon. Edelleen tässä osiossa valitaan kohta "toimitusviive" ja sitten - "älä toimita ennen". Sitten konfiguroidaan kaikki tarvittavat parametrit, mukaan lukien kirjeen lähetyspäivämäärä ja -aika, toimitus- ja lukuilmoitukset jne.
Kun olet määrittänyt kaikki tarvittavat tiedot, lähetä sähköposti. Se tallennetaan lähetettyjen kirjeiden kansioon, mutta se menee tosiasiallisesti vastaanottajalle vain määritettynä päivänä ja kellonaikana. On tärkeää, että tietokone on tällä hetkellä päällä, ohjelma on käynnissä siinä ja että siellä on myös Internet-yhteys. Jos näitä ehtoja ei luotu oikeaan aikaan, kirjeiden automaattinen lähettäminen tapahtuu sillä hetkellä, kun ne lopulta täyttyvät. Se ei ole kovin kätevää, mutta et voi sille mitään.
Lähetä Outlook-sähköpostit automaattisesti edelleen
On kaksi tapaa lähettää kirjeitä ensimmäiseltä vastaanottaj alta muille - edelleenlähetys ja uudelleenohjaus. Edelleen lähetetyt kirjeet erottuvat siitä, että aiheessa on lyhenne FW, ja vastaanottaja näkee, mistä osoitteesta kirje on alun perin lähetetty ja mistä se on myöhemmin välitetty. Vastaanottaja ei huomaa uudelleenohjausta, hän näkee kirjeen ensimmäisen lähettäjän lähettämänä.
Edelleenlähetyksen ohjaus
Voit määrittää joko ehdottoman kaikkien viestien edelleenlähetyksen tai luoda sääntöjä siitä, mitä ja milloin edelleenlähetetään. Tässä tapauksessa edelleenlähetetyt viestit tallennetaan kansioon"Saapuneet". Ohjelma analysoi lähetetyn kirjeen ja jos se täyttää säännöissä määritellyt ehdot, se suorittaa tässä säännössä määritellyn toimenpiteen. Tämä ei voi olla vain kirjeiden automaattista edelleenlähetystä tai vastausta niihin, vaan myös sen siirtämistä tiettyyn kansioon, eli lajittelua, poistamista jne.
Jos haluat luoda sääntöjä saapuvan kirjeenvaihdon käsittelemiseksi, sinun on valittava "säännöt" -kohta ohjelman päävälilehdeltä. Lisäksi "hallinna sääntöjä ja hälytyksiä" -valikossa vastaanotettujen kirjeiden käsittelyn algoritmit on jo määritetty suoraan.
Etä edelleen
Joitakin sähköposteja ei voi lähettää edelleen – tämä tapahtuu, kun lähettäjä on suojannut lähettämänsä sähköpostin, mikä estää vastaanottajaa jakamasta näitä tietoja kenenkään muun kanssa. Tällaisen rajoituksen poistaa vain lähettäjä, vastaanottaja ei voi tehdä sitä millään tavalla.
Myös yrityksissä järjestelmänvalvoja voi asettaa omia sääntöjään, jotka rajoittavat tai kieltävät kirjeiden täydellisen edelleenlähetyksen yrityksen verkon ulkopuolelle ja joskus jopa sen sisällä. Tämä tehdään yrityksen tietojen suojaamiseksi.
Automaattiset vastaukset
Jos vastaanottaja on poissa työmatkan, loman, sairauden tai muun syyn vuoksi, voidaan asettaa automaattinen vastaus kirjeisiin. Jos posti sijaitsee yrityspostipalvelussa, voit myös luoda erilaisia vastauksia yrityksen muilta työntekijöiltä tuleviin ja ulkopuolelta saapuviin kirjeisiin.
Ottaaksesi tämän toiminnon käyttöön, valitse ohjelmavalikon "tiedosto"-osiosta "automaattiset vastaukset", jossa sinun on valittava "lähetä automaattiset vastaukset". Tässä osiossa kirjoitetaan kirjeiden tekstit ja ilmoitetaan aika, jonka aikana nämä vastaukset lähetetään. Jos käyttäjä on online-tilassa ennen tämän ajanjakson päättymistä, häntä kehotetaan poistamaan ominaisuus käytöstä.
Automaattisten vastausten voimassaoloaikaa varten voit asettaa sähköpostin käsittelysääntöjä esimerkiksi välittämään ne eteenpäin yrityksen muille työntekijöille, jotka voivat ratkaista ilmenneet ongelmat jne.
Ohjelmasta on saatavilla yksityiskohtaista apua sekä työkaluvihjeitä, jotka auttavat välttämään yleisiä virheitä sen kanssa työskennellessään.
