Sähköpostin läsnäolo kaikille henkilökohtaisen tietokoneen käyttäjille nykymaailmassa on normi ja välttämättömyys. Jollakin on yksi sähköpostiosoite, jollain tarpeiden tai mieltymysten vuoksi useita postilaatikoita. Kirjeenvaihto ystävien, asiakkaiden kanssa, sähköpostit, ilmoitukset tulevista tapahtumista - kaikesta tästä on tullut olennainen osa elämää. Jos sinulla on yksi osoite, uusien kirjeiden tarkistaminen ja vastausten lähettäminen on melko helppoa. Tilanne muuttuu paljon monimutkaisemmaksi, jos sähköpostiosoitteita on useita.
Sähköpostisovellukset on kehitetty toimimaan tiettyjen tilien kanssa samanaikaisesti. Suosituin on Outlook, jonka Microsoft toimittaa oletusarvoisesti Microsoft Officen kanssa muiden ohjelmien ohella.
Outlokin valitsemisen sähköpostiohjelmaksi edut
Microsoft-sovelluksen avulla voit:
- Kerää tietoa eri postilaatikoista ja palvelimista yhteen sovellukseen.
- Säästä latausaikaaja katso postilaatikkoluettelon päivitys.
- Aseta synkronointijakso postilaatikoille.
- Käytä lajittelua, ryhmittelyä ja suodattimia saapuvaan kirjeenvaihtoon prioriteettien mukaan.
- Varmuuskopioi ja arkistoi postilaatikon sisältö.
- Vastaa nopeasti saapuviin sähköposteihin yhdessä sovelluksessa.
- Hae tiedot nopeasti, kun käytät postilaatikoita, joissa on suuri määrä kirjaimia.
Outlookin toimintojen ja asetusten runsauden ansiosta voimme pitää sovellusta johtavana muiden kehittäjien vastaavien ohjelmien joukossa.
Sähköpostinhallinnan kahdenkymmenen vuoden historian aikana julkaistiin 8 versiota, jotka Microsoft loi kehittäessään ja julkaisessaan uusia Windows- ja Mac OS -käyttöjärjestelmien julkaisuja.
Mistä aloittaa
Käyttäjillä, jotka kohtaavat ensimmäisen kerran sovelluksen käytön, on usein kysymyksiä siitä, mitä ja missä Outlookin asetukset tulisi määrittää, jotta sähköpostin kanssa työskentelyssä ei esiinny ongelmia ja epäonnistumisia. Sähköpostin määritys alkaa tilien lisäämisellä, kun käynnistät sovelluksen ensimmäisen kerran.
Tervetuloikkunan ja postilaatikon luominen
Ohjattu alkuasetustoiminto avaa valintaikkunan, jossa sinun tarvitsee vain napsauttaa "Seuraava"-painiketta.
Jos kelvollisia sähköpostitilejä on uudessa ikkunassa, varmista, että "Kyllä"-kohta on korostettu, ja käytä "Seuraava"-painiketta uudelleen siirtyäksesi seuraavaan vaiheeseen.
Automaattinen asennus
Kun "Lisää uusi tili" -ikkuna tulee näkyviin, voit valita automaattisten tai manuaalisten tiliasetusten välillä. Automaattinen Outlook-asennus toimii tapauksissa, joissa sovellus saa itse asetukset sähköpostipalvelimeen yhteyden muodostamiseksi. Voit tehdä tämän kirjoittamalla sähköpostitilisi kirjautumistunnuksen ja salasanan.
Manuaalinen asetus
Mutta useammin sinun on suoritettava lisäasetuksia Outlook-sähköpostille oikean synkronoinnin ja yhteyden muodostamiseksi postilaatikkoon. Käyttöoikeus myönnetään, kun avataan "Määritä palvelinasetukset tai muita palvelimia manuaalisesti" -osio.
Uudessa avautuvassa valintaikkunassa ensimmäinen vaihtoehto "Internet-sähköposti" valitaan mahdollisista yhteystyypeistä.
Mitä tietoja tarvitaan Outlook-sähköpostin määrittämiseen
Kun siirrytään seuraavaan ikkunaan, käyttäjää pyydetään täyttämään 7 kenttää:
- "Anna nimi" on tietoja omistajasta, kuten etu- ja sukunimi, tai kätevä lyhenne. Nämä tiedot näytetään viestin lähettäjänä.
- "Sähköpostiosoite" - lisättävän sähköpostitilin nimi.
- "Tilityyppi" - ehdotetaan, että valitaan yksi vaihtoehdoista vakioluettelosta. Kirjeenvaihdon oikea käyttö edellyttää POP3:a.
- "Saapuvan postin palvelin" -vastaanotettujen kirjeiden osoite on rekisteröity. Osoite muodostetaan seuraavasti: pop. ja postiosoite. Esimerkiksi: pop.yandex.ru, pop.gmail.ru. Jos sinulla on yrityssähköpostia, voit tarkistaa palvelimen osoitteen ja lisäasetukset järjestelmänvalvoj alta tai isännöintiohjeista.
- Lähtevän postin palvelin -kentän osoite muodostetaan samalla tavalla, mutta ei pop. rekisteröity smtp. Esimerkiksi: smtp.yandex.ru, smtp.gmail.ru.
- Vastaavat kentät osoittavat käyttäjätunnuksen ja salasanan postilaatikkoon yhdistämistä varten.
- Joissakin tilanteissa (esimerkiksi isännöintiyrityksen palveluilla luotu sähköposti) saapuvan ja lähtevän postin palvelinosoitteet poikkeavat tavallisista, ja viestejä voidaan vaihtaa vain yhteyden kautta tietty portti. Määrittääksesi sopivat asetukset, sinun on siirryttävä "Muut asetukset" -painikkeeseen lisävaihtoehtojen määrittämistä ja käyttöönottoa varten. Siirry näkyviin tulevassa uudessa ikkunassa "Lähtevän postin palvelin" -välilehteen. Jos isäntä- tai sähköpostipalveluntarjoaja vaatii SMTP-v altuutuksen, sinun on valittava SMTP vaatii todennusta -kohdan vieressä oleva valintaruutu. Syötä tarvittavat tiedot kenttiin "Käyttäjätunnus ja salasana". "Muista salasana" -kohdan vieressä oleva valintamerkki antaa sinun välttää salasanan syöttämisen joka kerta tietojen synkronoimiseksi. Jos haluat määrittää muita yhteysparametreja, siirry "Lisäasetukset"-välilehteen. Tässä osiossa sinun tulee määrittää porttinumerotyhteys saapuvan ja lähtevän postin palvelimeen. On muistettava, että numerot ovat erilaisia, ja tietoja syötettäessä on oltava varovainen. "Salattu yhteys vaaditaan (SSL)" on valittava ja salaustyypin on oltava SSL.
Asetukset tallennetaan painamalla OK-painiketta
Sähköpostin tietojen syöttämisen jälkeen voit tarkistaa työn oikeellisuuden napsauttamalla "Tarkista tili" -painiketta. Jos virheitä ilmenee, sovellus raportoi tapahtuneesta ja ilmoittaa syyn. Riittää, kun korjaat ongelman ja toistat asetusten tarkistuksen.
Jos kaikki asetukset ovat oikein, yhteys sähköpostitiliin muodostetaan ja testiviesti lähetetään.
Suorita ohjattu sovellustoiminto loppuun ja sulje ikkuna napsauttamalla "Valmis"-painiketta.
Jos sinun on tehtävä muutoksia asetuksiin, lisättävä tai poistettava postilaatikko, sinun pitäisi löytää "Tiedosto"-valikon "Tilin asetukset" -osio.
Kansioiden käsittely. Outlookin säännöt
Outlookin kanssa työskentely edellyttää myös kykyä luoda kansioita ja sääntöjä, joiden avulla voit lajitella saapuvan kirjeenvaihdon automaattisesti määritettyjen vaatimusten ja tarpeiden mukaan. Tämän ominaisuuden käyttäminen säästää aikaa vastaanotettujen sähköpostien tarkistamiseen ja kuittien oppimiseen.saapuva tärkeä viesti lähes välittömästi.
Uuden kansion luomiseksi riittää, että suoritat seuraavan toimintosarjan:
- Sinun on löydettävä ja korostettava "Saapuneet"-kansio vasemmasta navigointivalikosta kohdistimella.
- Valitse "Tiedosto"-valikosta "Kansiot" ja valitse sitten "Luo kansio".
- Kirjoita haluamasi nimi "Kansion nimi" -kenttään. Varmista, että "Mail type items" -näkymä on valittuna "Kansion sisältö" -alueen alaosassa ja että pääkansio on valittu "Place Folder In" -emokansioksi.
- Viimeistele uuden kansion luominen painamalla OK-painiketta.
Seuraavaksi voit luoda sääntöjä, joiden perusteella viestit lajitellaan kansioihin. Outlookin asetukset ja säännöt kirjoitetaan ottaen huomioon viimeinen kansio, johon saapuvan viestin pitäisi mennä, sekä joukko parametreja, jotka voivat olla kirjeen tyyppi, lähettäjä, avainsanat kirjeenvaihdon aiheessa tai tekstissä. Lisäksi voit määrittää tietyn värin tietyn lähettäjän viesteille tai yksityisille viesteille. Pääsy sääntöjen luomiseen, muokkaamiseen ja poistamiseen tapahtuu kohdasta "Palvelu", "Säännöt ja hälytykset".
Tehdasasetusten palauttaminen
Jos sinun on palautettava Outlook-asetukset alkuperäisiin tilaan, poista tili ja yhdistettyjen tilien datatiedosto "Mail"-osion "Ohjauspaneelin" kautta. Toimenpide kestää muutaman minuutin ja antaa sinun määrittää asetuksetOutlook lisää uusia postilaatikoita.
Outlookin ominaisuuksien syvemmän tutkimuksen jälkeen on suositeltavaa käyttää sovellusta sähköpostiohjelman lisäksi myös muistikirjana, järjestäjänä ja tapahtumasuunnittelijana. On huomattava, että Microsoft Office -paketin uusimmassa versiossa monet syyt käyttäjien valituksiin on eliminoitu ja ohjelma on saanut uusia ominaisuuksia tehostaakseen työtä.
